La gestion de la correspondance est un aspect central du secrétariat. Pour assurer un bon fonctionnement, il est essentiel de mettre en place un système efficace pour recevoir, traiter et archiver les courriers.

• Réception et traitement du courrier : Assurez-vous que chaque courrier reçu est bien organisé pour être retrouvé facilement. Il est recommandé de classer les correspondances dans des dossiers ou des chemises et de les partager avec les personnes concernées, comme le président, le secrétaire ou le trésorier.

• Archivage :  Pour une gestion optimisée, un système de classement clair et accessible est nécessaire. Pour les petites associations, des chemises et des classeurs peuvent suffire. En revanche, pour les plus grandes associations, il est préférable d’investir dans un meuble de classement à dossiers suspendus.

Un contrôle efficace de cette tâche permet de maintenir un environnement professionnel et ordonné.

• Utilisation du téléphone : Placez le téléphone dans un endroit stratégique, comme le bureau du secrétaire ou du président, pour éviter les abus. Si un employé passe des appels personnels, il devra en assumer le coût.

Accueil téléphonique : Il est également essentiel que les membres du secrétariat soient formés pour répondre de manière professionnelle et courtoise. Un bon accueil téléphonique peut considérablement améliorer l’image de votre association et marquer positivement les interlocuteurs.

Une fois ces points abordés, il convient de se concentrer sur la gestion des visiteurs et des documents, deux éléments essentiels du secrétariat.

• Accueil des Visiteurs : Organisez un système d’accueil qui soit à la fois chaleureux et professionnel. Pour faciliter le suivi des visites, un livre d’or peut être tenu pour enregistrer les visites des personnalités importantes, ce qui ajoutera une touche de formalité et de professionnalisme.

Classement des Documents : La gestion des documents nécessite également une organisation méticuleuse. Tous les documents doivent être bien rangés afin d’être retrouvés rapidement lorsque nécessaire. En fonction de la taille de votre association, vous pouvez utiliser des chemises, des classeurs, ou encore investir dans des meubles de classement si le volume est important.

Pour que votre secrétariat soit réellement efficace, il est nécessaire de disposer d’équipements appropriés. Cela garantira non seulement une gestion fluide, mais aussi une productivité optimale dans vos activités quotidiennes.

• Matériel de bureau : Constituez un petit stock de fournitures de base pour éviter les imprévus. Ce stock doit inclure des enveloppes, du papier, des blocs-notes, des classeurs, des chemises, des stylos, une agrafeuse, une perforatrice, du scotch, etc.

Véhicules et bâtiments : Si votre association utilise des véhicules, il est important de vérifier leur rentabilité avant leur acquisition et de garantir un entretien régulier. Quant aux bâtiments, assurez-vous de leur état en les vérifiant régulièrement et en souscrivant à une assurance pour les protéger contre d’éventuels dégâts.